Por: Abg. Nicolás Gualle – 0998725157
¿Qué quiere decir protocolizar un documento?
Los notarios y notarias son los depositarios de la fe pública. En sus despachos se autorizan, sellan y certifican los actos, contratos y declaraciones de voluntad de las personas.
En algunos trámites, los escritos y diligencias se incorporarán a un protocolo notarial.
El protocolo notarial es un procedimiento por medio del cual dichos documentos y diligencias se incorporan a un conjunto de folios numerados y sellados, observando las formalidades de ley, se asienta y autoriza las escrituras y actas que se otorguen ante el Notario, con sus respectivos documentos anexos.
¿Qué es protocolizar un documento en Ecuador?
Estas diligencias se realizan por orden judicial o a petición de parte, pueden ser documentos emitidos por autoridad pública y competente como una sentencia judicial, o documentos privados como un contrato de arriendo cuyo canon mensual supere un salario básico unificado, entre muchos otros casos prácticos.
De esta manera, cuando un documento se protocoliza en una Notaría Pública se le confiere el carácter de 'fecha cierta' del mismo y un lugar seguro donde reposa una copia certificada.
Posteriormente el solicitante podrá pedir cuantas copias certificadas del mismo requiera, copias que tendrán igual valor legal que el original.
Es importante tener en cuenta que la protocolización de un instrumento privado no lo convierte en instrumento público, como lo determina el Art. 218 del COGEP.
Marco legal
“Art. 18.-Son atribuciones de los notarios, además de las constantes en otras leyes:
2.-Protocolizar instrumentos públicos o privados por orden judicial o a solicitud de parte interesada patrocinada por abogado, salvo prohibición legal;”
COGEP, Arts. 205, 208 y 218
Procedimiento
El solicitante deberá acudir ante cualquier Notaría Pública con los correspondientes documentos habilitantes, deberá llevar una minuta firmada por un abogado junto con una copia de su credencial profesional.
Ejemplos
-La sentencia judicial de prescripción extraordinaria adquisitiva de dominio, en la que se declara a una persona como legítima dueña de un bien inmueble, se deberá protocolizar en una Notaría, además de registrar en el Municipio y Registro de la Propiedad correspondientes.
-Un acta de constancia de préstamo de dinero entre particulares, cuyos comparecientes desean protocolizarla. Vale aclarar que el hecho de protocolizar un documento privado NO lo convierte en un documento público, sino que surte algunos efectos legales como el carácter de fecha cierta del mismo, además de conservar el documento protocolizado.
Requisitos:
· Nombres completos del peticionario
· Número de pasaporte, cédula o RUC
· Número celular y correo electrónico
· Tipo de documento público o privado
· En caso de ser persona jurídica quien otorgue, deberá anexar el Nombramiento del Representante Legal, RUC de la compañía
· Minuta elaborada y firmada por un abogado para protocolizar los documentos
· Copia de la credencial del abogado patrocinador
Para asesoría legal personalizada puede contactarme al whatsapp 0998725157 o al correo electrónico: nicoegaabogacia@gmail.com
Abg. Nicolás Gualle
ASESOR JURÍDICO
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